Enige toelichting vooraf: onder Windows bestaat de functie “Windows Search”. Deze functie is bedoeld om snel en gemakkelijk bestanden te kunnen vinden. Ik heb die functie nooit echt kunnen waarderen, snel is het niet, gemakkelijk al zeker ook niet, zoeken duurt lang, het is onoverzichtelijk en uiteindelijk na wat frustraties moet ik toch terugvallen op de “oude zoekmethode” onder Windows om tenminste iets te vinden. Sinds ik echter met Mac OS X werk en de functie Spotlight ontdekt heb besef ik eigenlijk pas hoe waardeloos de functie van “Windows Search” is (hopelijk leest ooit eens iemand van MS dit artikel en doet er wat mee). Omdat ik op diverse forums waar ik ook actief ben toch regelmatig zie dat zelfs de meer ervaren gebruikers niet of nauwelijks gebruiken maken van Spotlight schrijf ik dit bericht.

Wat is Spotlight?

(Kop koffie al gehaald?)

Apple omschrijft het als volgt:

Met Spotlight kun je alles op je computer net zo snel vinden als je kunt typen: bestanden, e-mails, contactgegevens, afbeeldingen, kalenders en programma’s. En omdat Spotlight zich in de kern van Mac OS X bevindt, worden de zoekresultaten direct bijgewerkt zodra een bestand wordt gewijzigd. Volledige omschrijving hier.

Spotlight is op diverse manieren toegankelijk. Om de lengte van het artikel binnen de perken te houden en toch goede uitleg te geven bespreek ik in dit bericht de meest gebruikte manier.

Zoeken (en meer!) via het Spotlight symbool

Het spotlight symbool zie je standaard in de menubalk van Mac OS X. Het is altijd en overal beschikbaar. In welk programma je ook werkt. Het is het meest rechtse symbool in je menubalk en ziet er uit zoals hieronder.

Als je op dit symbool klikt opent een invoerscherm waarin je direct kunt zoeken, geen poespas, nee, gewoon beginnen te typen waar je op wilt zoeken. Hieronder zie je een afbeelding waarbij ik gezocht heb op de tekst “iTunes”. En de bewering van Apple klopte, je zoekt zo snel als je kunt typen, niks van vertraging te merken.

Wat zien we nu eigenlijk?

Het scherm met resultaten is opgedeeld in 2 kolommen. De linker kolom laat het “type” resultaat zien: een Programma, een Pdf-dcoument, een Email bericht, etc. De rechterkolom laat het daadwerkelijk item zien dat iets met iTunes te maken heeft. In bovenstaande afbeelding zie je bijvoorbeeld dat ik 2 mails (berichten) heb waar het woord iTunes in voorkomt. Hoe krijg Spotlight dit voor elkaar? Zonder de techniek toe te lichten, Spotlight zoekt met de volgende criteria:

• Bestanden en mappen waar in de naam de tekst iTunes voorkomt
• Bestanden (Mails, Pdf’s, Documenten, etc) waarin de tekst iTunes voorkomt
• Zaken die “iets” met iTunes te maken hebben (Cd’s en dvd’s bijvoorbeeld)
• Bezochte Website’s waar de tekst iTunes in voorkomt
• Zoekt in woordenboek (standaard Engels) naar iTunes

Belangrijk: Spotlight laat standaard (zoals in bovenstaande afbeelding) de “beste treffers” zien, dit zal in 99% van de gevallen ook genoeg zijn. Als je echter ALLES wilt zien dat op de 1 of andere manier met iTunes te maken heeft klik dan op de tekst “Toon alles” en er zal een Finder venster openen met ALLE resultaten. Ter indicatie: als ik bij dit voorbeeld op “Toon alles” klik krijg ik in totaal meer dan 600 items te zien in de Finder. En dat binnen 2 seconden!!

Zoals je in bovenstaande afbeelding ziet is standaard het type “Beste resultaat” geselecteerd. Druk Enter/Return op je toetsenbord om , in dit geval, het programma iTunes te openen. Is het niet het iTunes programma dat je wilt hebben maar, in dit geval, bijvoorbeeld de film “167 – iTunes 8[HD].mov”, dan klik je daar gewoon met de muis of navigeer je er met de pijltoetsen naar toe en druk je Enter/Return.

Tip: Zelf gebruik is Spotlight ontzettend veel. Ik heb veel programma’s geïnstalleerd en de map (Stack) “Programma’s” is ondertussen behoorlijk onoverzichtelijk. Meestal weet ik echter de naam van het programma dat ik wil starten. Wat ik dan doe is als volgt: ik gebruik de toetsen combinatie “command-spatiebalk” om het spotlight scherm te openen en begin meteen de naam van het programma te typen (nee, geen muis nodig!). Op het moment dat ik bij “Beste resultaat” het programma zie verschijnen, en daarbij is het zelden noodzakelijk om de hele naam in te typen, druk ik op Enter/Return.

Overigens is het mogelijk om de werkwijze van Spotlight enigszins aan te passen. Klik daarvoor, zoals in de afbeelding hierboven te zien, helemaal onderaan op “Spotlight-voorkeuren”. Dit item is niet zichtbaar als er geen tekst ingevoerd is in het zoekgedeelte. Wil je dan toch de voorkeuren aanpassen klik dan op het Apple logo linksboven en vervolgende op “Systeemvoorkeuren” -> “Spotlight”. Welke manier je ook kiest, je krijg onderstaand scherm te zien.

Hier zie je in de lijst alle “types” waar Spotlight standaard op zoekt. Wil je bijvoorbeeld dat Spotlight standaard niet zoekt op “Films”, haal dan het vinkje ervoor weg. Ook zie je onder in het scherm de gebruikte toetsen combinaties om Spotlight snel op te roepen. Ook de volgorde waarin gezocht wordt en daarmee ook volgorde waarin resultaten gesorteerd worden kun je aanpassen. Sleep daarvoor de items in de volgorde die voor jou het beste werkt.

Er bestaat nog een 2e tabblad in dit scherm genaamd ‘Privacy”. Klik op de knop “Privacy” en het onderstaande scherm wordt getoond.

In dit scherm kun je aangeven waar Spotlight NIET moet zoeken. Heb je vertrouwelijke informatie, of mappen met een heleboel bestanden waar je toch nooit naar zoekt, dan kun je deze hier uitsluiten. Op oudere systemen kan dit de prestaties ten goede komen. Om iets uit te sluiten klik je op het “plusje” en navigeer je, in het scherm dat getoond wordt, naar de map die je wilt uitsluiten. Klik vervolgens op “kies” en de geselecteerde map staat in de lijst en zal niet worden doorzocht.

Veel plezier bij het zoeken !!

Oplettende lezers denken nu: hey wacht eens even, bovenaan dit bericht stond “Zoeken (en meer!) via het Spotlight symbool”. Maar waar/wat is dat “(en meer!)” dan nu?

Nou….komtie: open het Spotlight scherm maar eens door “command + spatiebalk” en type dan het volgende: 2 + 2  … voila!